INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679
Gentile cliente, le forniamo l’informativa (ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679) riguardante il trattamento dei Dati personali che sarà effettuato dal MB Audit s.r.l. Corso Milano 45, 20900 Monza – piva/cf 10761180966 (di seguito anche solo “MB”), in relazione ai servizi dal medesimo offerti (i “Servizi”). I suoi Dati saranno raccolti secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della sua riservatezza e diritti in osservanza del citato Reg. Ue
1. Titolari, Autorizzati e Responsabili del trattamento
Titolare del trattamento dei Dati personali da lei comunicati è il legale rappresentante pro tempore della MB Audit s.r.l., rag. Patrizia Mapelli.
Il Titolare ha nominato Autorizzati e Responsabili del trattamento.
Gli Autorizzati interni appartengono alle aree aziendali che necessitano di trattare i dati per le finalità indicate nella presente informativa (ufficio acquisti/commerciale, ufficio amministrazione, settore IT, ufficio logistica-magazzino, etc.).
I Responsabili esterni svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare. Il relativo elenco è contenuto nel documento di gestione processi e protezione Dati di MB e custodito presso la sede legale ed è consultabile mediante espressa richiesta inviata secondo le modalità indicate nella sezione “dati di contatto”.
2. Categorie di Dati personali
I Dati personali che la Società raccoglie sono: nome, cognome, residenza/domicilio, e-mail, codice fiscale e/o partita iva, numero di telefono e/o cellulare. Solo in via eventuale -qualora ci siano problematiche speciali che richiedono attenzione da parte del personale- potranno essere raccolti Dati particolari
3. Finalità e base giuridica del trattamento
Il Trattamento dei suoi dati è necessario all’esecuzione di un contratto di cui lei è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su sua richiesta (incluse richieste di invio di informazioni od offerte commerciali – art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) che, nel caso specifico, si riferiscono ai servizi di revisione contabile, contabilità, bilancio e controllo interno ed esterno delle scritture contabili come anche per adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto MB.
Il conferimento dei suoi Dati per le finalità sopra evidenziate è, quindi, necessario e deve considerarsi implicito nella richiesta delle predette prestazioni. Un’eventuale esplicita negazione al conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità dell’erogazione dei Servizi da lei richiesti.
4. Modalità del Trattamento
Il Trattamento dei Dati sarà svolto in forma automatizzata e/o manuale cartacea nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del GDPR 2016/679 e in ottemperanza a quanto previsto dagli art. 29 gdpr 2016/ 679, da personale di MB e/o da soggetti esterni rispettivamente nominati quali Autorizzati (incaricati) del trattamento e Responsabili del trattamento.
Questi ultimi –che, per le medesime finalità per cui è effettuata la raccolta, possono avere accesso ai suoi dati– sono appartenenti alle seguenti categorie:
- soggetti che si occupano di erogare assistenza e/o fornire servizi a MB in ordine al suo funzionamento (commercialisti collaboratori di MB, tirocinanti, fornitori di assistenza programmi gestionali, manutenzione del sistema informatico e delle reti di telecomunicazioni etc.) ;
L’elenco completo dei Responsabili del trattamento dei Dati è disponibile su richiesta, che potrà essere inoltrata ai recapiti indicati in calce nella sezione 9 (Dati di contatto).
Il Titolare del Trattamento non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, del Regolamento UE n. 679/2016.
5. Destinatari dei Suoi Dati / Conferimento a terzi
I Dati comunicati non saranno in alcun caso trasferiti a terzi non autorizzati o Responsabili o salvo che ciò sia necessario per adempiere agli obblighi previsti dalle leggi (Enti Pubblici solo nei casi in cui ciò sia previsto dalla legge; Amministrazione Finanziaria, Amministrazione giudiziaria etc.)
Previo suo espresso consenso, i Dati raccolti saranno comunicati a partner commerciali cui MB delega in outsourcing alcune attività (es. pareri legali, analisi di bilancio, perizie etc.) necessarie allo svolgimento delle prestazioni contrattuali richieste.
I Dati trattati non saranno in alcun caso trasferiti in Paesi terzi extra Ue, salvo caso in cui siano richiesti Servizi aventi una controparte sita in quei paesi. Nel caso in cui ciò dovesse avvenire in futuro, provvederemo a fornire una separata previa informativa relativa all’illustrazione delle idonee garanzie di legge che devono assistere tale trasferimento
6. Modalità e Periodo di conservazione
Tutti i Dati conferiti saranno trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, pertinenza e proporzionalità e solo con le modalità, informatiche o telematiche, strettamente necessarie per perseguire le finalità sopra descritte.
I Dati gestiti in forma cartacea sono tenuti in archivi posizionati in zona ad accesso riservato e dotati di chiusura attivata al termine dell’orario di lavoro.
I Dati personali gestiti a livello informatizzato sono residenti nella memoria di Server con collegamento in rete -limitata, chiusa e protetta da appositi apparati (autenticazione, firewall)- consultabile solo da personale autorizzato, opportunamente formato, munito di apposite credenziali di accesso e sono ulteriormente protetti -all’interno di software di elaborazione dati- da ulteriori password
Anche le unità di backup dati sono custodite in luogo sicuro e chiuso a chiave. Queste ed ulteriori misure di protezione attivate dal Titolare sono dirette a garantire i dati contro il rischio di accesso autorizzato o trattamento non consentito, nonché dal rischio di perdita, alterazione o distruzione anche solo accidentale dei dati stessi.
Il Trattamento dei Dati sarà effettuato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario ad adempiere all’esecuzione della prestazione contrattuale o delle misure precontrattuali richieste dall’Interessato, salvo che specifiche norme di legge (fiscali, contabili e di sicurezza) o il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) prevedano o consentano un diverso termine di cancellazione. In caso di contenzioso con l’interessato e/o con terzi, i dati verranno trattati per tutto il tempo strettamente necessario ad esercitare la tutela dei diritti.
Il legittimo interesse del Titolare alla conservazione dei Dati viene mediamente quantificato nella durata degli obblighi di conservazione a fini contabili/fiscali/tributari Questo termine è stato calcolato elaborando le risultanze statistiche di dati aggregati e non personali riguardanti l’utilità, l’opportunità o la necessità di riutilizzo dei Dati personali anche dopo il termine della prestazione contrattuale per agevolare l’Interessato nella richiesta o ottenimento di servizi contrattuali accessori i nuovi.
In ogni caso, ogni dato non sarà conservato oltre il termine prescrizionale decennale di cui all’art. 2946 c.c.
Trascorso tale termine i Dati saranno cancellati.
7. Luogo di conservazione
I Dati raccolti dal Titolare saranno custoditi presso la sede di MB Audit s.r.l. Corso Milano 45, 20900 Monza – PIVA/CF 10761180966
8. Diritti dell’interessato
L’Interessato potrà: (I) ottenere conferma dell’esistenza o meno di Dati personali che lo riguardano; (II) conoscere le finalità del trattamento e le modalità, i destinatari di tali Dati, il periodo di conservazione; (III) ottenere la rettificazione o la cancellazione, e ove applicabile, la limitazione del trattamento; (IV) opporsi al trattamento; (V) ove applicabile, ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i Dati personali che lo riguardano forniti alla Società e trasmettere tali Dati a un altro Titolare del trattamento senza impedimenti da parte della Società; (VI) proporre reclamo all’Autorità garante per la protezione dei Dati personali.
9. DPO – Data Protection Officer
In applicazione dell’art. 37 GDPR il Titolare ha provveduto alla nomina di un DPO al quale è possibile rivolgersi per qualsiasi chiarimento inerente il Trattamento dei dati personali
10. Dati di contatto e/o esercizio dei diritti
È possibile rivolgersi a MB per ogni informazione e far valere i diritti di cui al punto 8, scrivendo al Titolare in Corso Milano 45, 20900 Monza modalità di esercizio dei diritti o al Responsabile della protezione dei dati inviando una mail a dpo@pec.studiolegaleporcelli.